Coupa scales to support customers with Asana

Kluczowe dane

Wyzwanie

• Zanim zaczęliśmy korzystać z Asany, nie mieliśmy scentralizowanego obszaru roboczego do śledzenia przedsięwzięć w całej organizacji Value Services i zarządzania nimi. 

• Różne zespoły korzystały z wielu różnych narzędzi i arkuszy kalkulacyjnych, co powodowało rozproszenie pracy i utrudniało kierownictwu uzyskanie ogólnego obrazu postępów.

• Biuro zarządzania projektami (PMO) potrzebowało formalnego procesu przyjmowania zleceń, który pomógłby mu organizować i priorytetyzować zlecenia w sposób spójny i obiektywny.

Rozwiązanie

• Kierownictwo utworzyło biuro zarządzania projektami (PMO) w celu opracowywania rozwiązań i wybrało Asanę, aby zapewnić mocny fundament dla rozwoju.

• Wybrali tę platformę, aby zapewnić skuteczny sposób raportowania statusu projektów we wszystkich zespołach, uzyskać przejrzystość odnośnie tego, kto, co i na kiedy musi wykonać, oraz zapobiegać wymykaniu się zadań spod kontroli.

• PMO było orędownikiem platformy i stopniowo wprowadzało Asanę w innych zespołach. 

• Asana zapewniała jedno miejsce do zarządzania zleceniami, ogólny widok pracy w toku oraz sposób na wykrywanie i konsolidowanie zduplikowanych zadań.

Wyniki

•  Ponad 658% zaoszczędzonego czasu w ciągu 3 lat: Coupa utworzyła PMO w 2020 roku z Asaną. Do 2023 roku firma zaoszczędziła 135 dni roboczych rocznie, eliminując silosy i łącząc pracę między zespołami.

• Lepsza przejrzystość dla kierownictwa: Korzystając z Asany, Biuro zarządzania projektami (PMO) firmy Coupa opracowało mapę drogową organizacji dla nadchodzących projektów i połączyło aktywne projekty w portfolio, aby w łatwy sposób prezentować postępy w realizacji celów.

• Obiektywne ustalanie priorytetów projektów: Wprowadzenie systemu rankingowego opartego na punktach za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego w Asanie pomogło PMO w organizacji ustalać priorytety nowych projektów i podejmować dobre decyzje dla firmy.

Asana zapewnia kadrze kierowniczej wgląd w mapę drogową i wydajność naszej organizacji w jednym miejscu.”

Jak Asana pomaga Coupa pracować inteligentniej

Pokazanie organizacji, jakie możliwości daje PMO i Asana

Obecnie w Asanie śledzone są nadchodzące i bieżące inicjatywy Value Services, co pomaga klientom realizować ich cele biznesowe – od wdrożenia Coupa po jej przyjęcie i dalsze działania. Projekty obejmują wdrożenie nowych narzędzi, takich jak system CMS, system zarządzania szkoleniami oraz platforma do komunikacji z klientami dla opiekunów klientów.           

Teraz zespoły ds. usług wartości dodanej mogą zwracać się do PMO o wsparcie w zarządzaniu projektami i programami za pośrednictwem kompleksowego systemu w Asanie, który prowadzi projekty od zlecenia, przez mapę drogową, aż po realizację.

Ustandaryzowane zlecenia dla lepszego ustalania priorytetów

Usprawnione przyjmowanie zleceń pomaga zespołom działać szybciej

Zanim zaczęliśmy korzystać z Asany, nie mieliśmy ustandaryzowanego procesu śledzenia przedsięwzięć i zarządzania nimi w całej organizacji Value Services. Organizacja potrzebowała formalnego procesu przyjmowania zleceń, który pomógłby jej organizować zlecenia i określać ich priorytety w sposób spójny i obiektywny.

Obecnie, aby PMO mogło rozpatrzyć wniosek o wsparcie, zespół Value Services musi przesłać swoją inicjatywę za pośrednictwem formularza w Asanie, który wprowadza projekt do systemu oceny priorytetów. System ten umożliwił szybsze i bardziej obiektywne podejmowanie decyzji dotyczących przydzielania zasobów. Formularze Asana pomagają również zespołowi PMO zebrać z wyprzedzeniem ważne informacje na temat projektu, dzięki czemu mogą szybciej rozpocząć pracę. 

Płynna priorytetyzacja projektów

• Zespół zbiera wszystkie informacje potrzebne do rozpoczęcia realizacji zleceń za pomocą formularza przyjmowania zgłoszeń w Asanie, który zawiera takie szczegóły, jak uzasadnienie biznesowe, osoby odpowiedzialne z kadry kierowniczej, zaangażowane zespoły, harmonogram oraz informację, czy wymagane jest wsparcie techniczne. 

• Formularze te wymagają również od osób przesyłających zgłoszenia, aby powiązały daną inicjatywę z co najmniej jednym z trzech celów organizacyjnych, co pozwala zapewnić, że nowa praca jest zgodna z priorytetami biznesowymi.

• Zespół PMO wykorzystuje odpowiedzi z Formularzy, aby określić ogólny numer priorytetu, który pomaga uszeregować dane przedsięwzięcie w stosunku do innych.

• Po przesłaniu formularza tworzone jest odpowiednie zadanie, które trafia na tablicę „Przyjmowanie zgłoszeń projektowych” w Asanie, gdzie zespół PMO sprawdza zgłoszenie i jego priorytet.

Dokonaliśmy istotnej zmiany w sposobie, w jaki obsługujemy wnioski dotyczące PMO. Włączyliśmy punktację priorytetów do naszego Formularza dodawania nowych zadań w Asanie. Wyeliminowaliśmy subiektywność z procesu ustalania priorytetów i uwzględniliśmy w naszej mapie drogowej organizacji te działania, które mają największy wpływ.”

Lepsza spójność i realizacja mapy drogowej

Lepsza widoczność pomaga liderom planować nadchodzące zadania

Mapa drogowa Value Services służy do rejestrowania i śledzenia wszystkich nadchodzących i bieżących zadań, dzięki czemu kierownictwo ma wgląd w to, co czeka organizację w najbliższym czasie. Na tym etapie poprzedzającym rozpoczęcie projektu zespół może skoordynować działania wszystkich interesariuszy, zebrać wymagania dotyczące projektu i uzgodnić kamienie milowe.

Efektywne tworzenie mapy drogowej projektu

Liderzy mogą zobaczyć każde nadchodzące przedsięwzięcie, które jest reprezentowane przez zadanie w projekcie „Mapa drogowa usług wartości”.

• Pola niestandardowe ułatwiają sortowanie, filtrowanie i raportowanie pracy. Pola te są automatycznie wypełniane na podstawie oryginalnego formularza i obejmują poziom priorytetu, status zatwierdzenia, kwartał realizacji oraz cel strategiczny, z którym jest powiązane zadanie.

• W przypadku inicjatyw, które wymagają wsparcia ze strony zespołu PMO ds. usług technicznych, podzadanie w Asanie jest automatycznie przypisywane do zespołu ds. usług technicznych w celu zatwierdzenia, co zapewnia międzyfunkcyjną koordynację priorytetów mapy drogowej oraz widoczność w obu organizacjach PMO.

• Gdy praca się rozpoczyna, PMO automatycznie przekształca zadanie w Asanie w projekt w Asanie. Pozwala to zachować ciągłość działań dzięki zachowaniu informacji historycznych z oryginalnego formularza.

Największą zmianą, jaką zaobserwowałam wskutek pracy w Asanie, jest to, że nie pracujemy w silosach i mamy o wiele lepszą widoczność. Pracownicy przestali pytać: „Co jest najlepsze dla mojego zespołu?”, a zaczęli pytać „Co jest najlepsze dla firmy?”.”

Usprawnione planowanie projektów i śledzenie postępów w czasie rzeczywistym

Raportowanie w czasie rzeczywistym pomaga realizować zadania na czas

Biuro PMO w Coupa potrzebowało skutecznego sposobu na raportowanie statusu projektów we wszystkich zespołach, uzyskanie przejrzystości odnośnie tego, kto, co i na kiedy musi wykonać, oraz zapobieganie wymykaniu się zadań spod kontroli.

Dynamiczne śledzenie projektów i postępów

• Nowe projekty są automatycznie dodawane do portfolio zespołu PMO „W trakcie realizacji” w Asanie, które zawiera przegląd wszystkich aktywnych projektów. Można łatwo sprawdzić ich daty wykonania, status, które zespoły Value Services są nimi objęte i wiele innych informacji.

• Zespoły mogą współpracować i śledzić pracę w projekcie w Asanie, a co dwa tygodnie publikowane są szczegółowe aktualizacje statusu każdego projektu.

• Zespół PMO opracował spójny szablon tych aktualizacji, który obejmuje cel, co zostało osiągnięte w ciągu ostatnich dwóch tygodni, przeszkody wymagające uwagi oraz kolejne kroki.

• Aby zapewnić spójne raportowanie kluczowych wskaźników wydajności organizacji, zespół stworzył pulpit nawigacyjny, który umożliwia śledzenie pracy w całym portfolio projektów w toku, np. liczby aktywnych projektów według zespołu, liczby projektów według kategorii statusu oraz odsetka projektów zrealizowanych na czas.

• Projekty ukończone są przenoszone do portfolio „projekty ukończone” w Asanie.

Korzystanie z Asany do przyjmowania i priorytetyzacji zgłoszeń projektowych, tworzenia mapy drogowej organizacji oraz monitorowania projektów w trakcie realizacji przyniosło nam rewolucyjne zmiany. Możemy szybko realizować projekty od zamówienia do dostawy i skalować je w tempie zgodnym z rozwojem naszej firmy. ”

Szacuje się, że od momentu utworzenia Biura zarządzania projektami (PMO) z Asaną jako podstawową infrastrukturą, organizacja Value Services w firmie Coupa zwiększyła łączne oszczędności czasu o ponad 658% w latach 2020–2023. PMO pomaga swoim zespołom w skalowaniu i zapewnia kadrze kierowniczej wgląd w przedsięwzięcia realizowane w całej organizacji dzięki mapie drogowej z ustalonymi priorytetami i ustandaryzowanym raportom o postępach. Przeniesienie procesów do Asany usprawniło współpracę między PMO a zespołami, z którymi współpracuje, co pozwoliło zaoszczędzić około 135 dni roboczych rocznie, które wcześniej były poświęcane na pracę, a teraz są wykorzystywane do osiągania lepszych wyników. 

PMO będzie nadal przedstawiać korzyści płynące z Asany i zarządzania projektami zespołom w całej firmie Coupa, pomagając im osiągać lepsze wyniki, podczas gdy firma realizuje swoją wizję, aby każdy wydany dolar biznesowy był wydatkowany w sposób bardziej efektywny, sprawiedliwy i zrównoważony.